El pago de viáticos en Costa Rica en el sector privado es la suma que un empleador reconoce a su persona trabajadora para cubrir hospedaje, alimentación y otros gastos menores cuando esta debe desplazarse de su centro de trabajo habitual para cumplir labores. A diferencia del sector público, donde el monto está fijado por la Contraloría General de la República (CGR), en la empresa privada cada patrono define sus propias tarifas, aunque la mayoría toma como referencia la tabla oficial vigente en 2026. Si usted necesita saber cuánto debe recibir, si los viáticos cuentan como salario y cómo se calculan, aquí encontrará la información actualizada.
¿Qué son los viáticos y cómo funciona el pago de viáticos en el sector privado?
Un viático es la compensación que el empleador otorga para cubrir los gastos en que incurre la persona trabajadora durante un viaje de trabajo. Cubre principalmente hospedaje, desayuno, almuerzo, cena y otros gastos menores como lavado de ropa o transporte interno en el lugar de destino.
En el sector privado costarricense no existe una ley que obligue a pagar un monto exacto de viáticos. La relación se rige por el Código de Trabajo y por lo que se haya pactado en el contrato individual, el reglamento interno o la política de gastos de cada empresa. Esto significa que el patrono puede fijar tarifas propias, siempre que sean razonables y cubran el gasto real del viaje.
En la práctica, muchas empresas privadas usan como referencia el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte de la Contraloría General de la República, que define los topes oficiales para el sector público. Tomar esa tabla como base le da respaldo al cálculo y facilita la deducción del gasto ante Hacienda.
Montos de viáticos en Costa Rica 2026: tabla oficial de referencia
La tarifa oficial vigente proviene de la resolución R-DC-00141-2025 de la CGR, cuyo Reglamento de Gastos de Viaje entró a regir el 15 de enero de 2026. Estos son los montos diarios que rigen para giras dentro del país y que sirven de referencia al sector privado:
| Concepto | Monto diario (colones) | Cuándo se reconoce |
|---|---|---|
| Desayuno | ₡4.200 | Si la gira inicia antes de o a las 7:00 a. m. |
| Almuerzo | ₡5.600 | Si la salida es antes de o a las 11:00 a. m. |
| Cena | ₡5.600 | Si la salida es antes de o a las 6:00 p. m. |
| Hospedaje | ₡16.100 a ₡32.900 | Según el distrito; contra factura, hasta el tope de zona |
La alimentación completa de un día suma ₡15.400 (desayuno, almuerzo y cena). El hospedaje se reconoce contra la factura del hotel, hasta el máximo que fija la tabla de la CGR según el distrito donde se pernocta: ₡16.100 en zonas rurales y hasta ₡32.900 en cantones centrales del Gran Área Metropolitana. Estos montos son la referencia oficial; una empresa privada puede pagar igual, más o menos, según su política.
Nota: Los montos de alimentación se actualizaron por última vez en diciembre de 2024 y se mantienen vigentes en 2026. La CGR publica la tabla completa de hospedaje por distrito y los montos para viajes al exterior en su sitio oficial.
¿El pago de viáticos se considera salario en Costa Rica?
Esta es la duda más importante, porque define si los viáticos suman para aguinaldo, cesantía, vacaciones y cargas de la CCSS. La respuesta corta: depende de cómo se entreguen.
Cuando el viático es un reembolso de gastos reales, es decir, la persona trabajadora presenta facturas y liquida lo gastado, no se considera salario. En este caso el dinero solo repone un gasto del viaje y no integra la base para el cálculo de prestaciones ni de cargas sociales.
En cambio, cuando el empleador entrega una suma fija periódica sin exigir liquidación ni comprobantes, y la persona puede disponer libremente de ese dinero, los tribunales costarricenses tienden a considerarlo salario en especie. En ese escenario sí debe incluirse en el cálculo del aguinaldo, las vacaciones, la cesantía y reportarse a la Caja. Por eso es clave que la empresa documente cada gira y exija la liquidación de gastos.
Si usted está por terminar una relación laboral, conviene revisar cómo se manejaron los viáticos, ya que pueden afectar el monto final. Puede consultar nuestra guía sobre el pago de liquidación en Costa Rica para entender qué rubros entran en el cálculo.
Viáticos y exoneración del impuesto sobre la renta
Los viáticos que constituyen un reembolso de gastos respaldado por facturas no son ingreso gravable para la persona trabajadora ni están sujetos al impuesto sobre la renta del salario. Para la empresa, ese gasto es deducible siempre que esté debidamente documentado con comprobantes que cumplan los requisitos de la Dirección General de Tributación.
Cuando los viáticos se entregan como suma fija sin respaldo y se asimilan a salario, sí podrían formar parte de la base gravable y de las cargas sociales. La diferencia, otra vez, está en la documentación y la liquidación de los gastos. Mantener las facturas en orden protege tanto al empleador como a la persona trabajadora ante una eventual fiscalización.
Importante: Las facturas de hospedaje y alimentación deben ser facturas electrónicas válidas a nombre de la empresa o con los datos que exige Tributación. Un comprobante sin estos requisitos puede hacer que el gasto no sea deducible.
¿Cómo se calculan los viáticos de una gira?
El cálculo parte de las horas de salida y regreso de la gira, que determinan qué tiempos de comida se reconocen, más el hospedaje si la persona debe pernoctar fuera de su domicilio. La lógica que usa la tabla oficial, y que el sector privado suele replicar, es la siguiente:
- Determine los tiempos de comida: según la hora de salida y de regreso, se reconocen desayuno, almuerzo y/o cena conforme a los horarios de la tabla.
- Sume la alimentación del día: por ejemplo, una gira de día completo reconoce los tres tiempos, es decir ₡15.400 de referencia.
- Agregue el hospedaje: solo si hay que pernoctar, contra factura y hasta el tope del distrito (entre ₡16.100 y ₡32.900).
- Incluya gastos de transporte: combustible, kilometraje o pasajes según la política de la empresa.
- Liquide con comprobantes: presente las facturas dentro del plazo que defina la empresa para que el reembolso no se tome como salario.
Por ejemplo, una persona que viaja a Pérez Zeledón un día completo y pernocta tendría una referencia de ₡15.400 de alimentación más hasta ₡16.100 de hospedaje, sin contar transporte. Recuerde que estas cifras son orientativas: el monto real depende de la política interna y del gasto efectivamente realizado.
Procedimiento y buenas prácticas para el pago de viáticos
Para que el pago de viáticos sea transparente y no genere conflictos laborales ni tributarios, conviene seguir un procedimiento ordenado. Estos son los pasos habituales en una empresa privada:
- Autorización previa: la jefatura aprueba el viaje y el adelanto de viáticos antes de la gira.
- Política escrita: definir por escrito los montos, conceptos cubiertos y plazos de liquidación en el reglamento interno o el contrato.
- Adelanto o reembolso: entregar un adelanto contra liquidación posterior, o reembolsar contra facturas presentadas.
- Liquidación con facturas: la persona trabajadora presenta los comprobantes y devuelve cualquier sobrante.
- Registro contable: la empresa registra el gasto como viático y conserva el respaldo para Hacienda y la CCSS.
Tener reglas claras evita que los viáticos se confundan con un aumento de salario. Si quiere conocer cómo se distinguen los conceptos salariales, revise nuestra guía sobre cuál es el salario base en Costa Rica y la de pago de aguinaldo en Costa Rica, ya que un viático mal documentado puede terminar sumando a esos rubros.
Consejo: Guarde siempre copia de las facturas de sus giras. Si la empresa entrega una suma fija sin pedir liquidación, ese monto podría reclamarse como salario al momento de su liquidación.
Preguntas Frecuentes
¿Cuánto se paga de viáticos en Costa Rica en 2026?
Según la tabla oficial de la CGR vigente desde el 15 de enero de 2026, el desayuno es ₡4.200, el almuerzo ₡5.600 y la cena ₡5.600, para un total de ₡15.400 diarios en alimentación. El hospedaje se reconoce contra factura entre ₡16.100 y ₡32.900 según el distrito. En el sector privado estos montos son una referencia, no una obligación.
¿El pago de viáticos se considera salario?
Depende de cómo se entreguen. Si son un reembolso de gastos con facturas y liquidación, no son salario. Si se pagan como suma fija libre sin comprobantes, los tribunales suelen considerarlos salario en especie, y entonces suman para aguinaldo, vacaciones, cesantía y cargas de la CCSS.
¿Los viáticos pagan impuesto sobre la renta?
Los viáticos que reembolsan gastos reales respaldados por facturas no son ingreso gravable para la persona trabajadora y son un gasto deducible para la empresa. Si se entregan como suma fija sin respaldo, pueden integrar la base gravable.
¿Está obligada una empresa privada a pagar viáticos?
El Código de Trabajo establece que el empleador debe cubrir los gastos en que incurre la persona trabajadora por cumplir labores fuera de su sede. El monto exacto no está fijado por ley para el sector privado, sino que se define en el contrato, el reglamento interno o la política de la empresa.
¿Los viáticos cuentan para la liquidación?
Si los viáticos son reembolso de gastos, no entran en el cálculo de la liquidación. Si se entregaban como suma fija sin liquidar, pueden reclamarse como parte del salario y sí afectarían el monto de prestaciones como cesantía y aguinaldo.