La incapacidad laboral en Costa Rica es la autorización médica que le permite a un trabajador ausentarse de su puesto mientras se recupera, recibiendo un subsidio en dinero de la CCSS o del INS según el origen del padecimiento. Durante los primeros tres días de una enfermedad general el patrono paga el 50% del salario, y a partir del cuarto día la Caja Costarricense de Seguro Social reconoce un subsidio del 60% del salario promedio reportado. Aquí le explicamos los tipos de incapacidad que existen, cuánto pagan en cada caso, cuánto pueden durar, qué documentos necesita y qué derechos lo protegen mientras está incapacitado.
¿Qué es una incapacidad laboral y quién puede otorgarla en Costa Rica?
Una incapacidad es un acto médico, no administrativo. Solo un profesional en medicina autorizado puede extenderla, y siempre debe quedar respaldada en el expediente clínico del paciente. Ni el patrono ni el trabajador pueden decidir la cantidad de días: eso lo define el criterio médico dentro de los topes que establece el reglamento de la CCSS.
En Costa Rica pueden emitir incapacidades los médicos de la CCSS, los servicios de medicina de empresa autorizados, los médicos del INS en casos de riesgo laboral y los profesionales privados que estén registrados ante la Caja. La boleta de incapacidad debe indicar el diagnóstico, la fecha de inicio, la cantidad de días y el sello del profesional.
La incapacidad produce dos efectos legales simultáneos: suspende temporalmente el contrato de trabajo y activa el pago de un subsidio económico. Ese subsidio nunca equivale al 100% del salario cuando se trata de enfermedad general, lo cual sorprende a muchos trabajadores la primera vez que se incapacitan.
Nota: La incapacidad es distinta de la licencia. Las licencias (maternidad, paternidad, cuido de menor en fase terminal) tienen reglas de pago propias y no dependen de una enfermedad del trabajador.
Tipos de incapacidad laboral en Costa Rica
Existen tres grandes categorías, y la diferencia entre ellas determina quién paga y cuánto. El punto clave es el origen del padecimiento: si la causa fue el trabajo, responde el INS; si no lo fue, responde la CCSS.
Incapacidad por enfermedad general (CCSS)
Cubre cualquier padecimiento no relacionado con la actividad laboral: gripe, cirugías, problemas ortopédicos, padecimientos crónicos, salud mental, entre otros. La otorga el médico tratante y la paga la Caja mediante el Seguro de Enfermedad y Maternidad.
Para tener derecho al subsidio, el trabajador asalariado debe estar activo y contar con las cuotas mínimas reportadas por su patrono (en la práctica, al menos tres meses de cotización previos a la incapacidad). Si el patrono no reportó las planillas, el trámite se atrasa y el trabajador debe reclamar en la sucursal de la CCSS que le corresponde.
Incapacidad por riesgo de trabajo (INS)
Aplica cuando la lesión o enfermedad se origina en el trabajo o en el trayecto hacia él (accidente in itinere). La cobertura la brinda la póliza de Riesgos del Trabajo que todo patrono está obligado a mantener con el Instituto Nacional de Seguros, según el Código de Trabajo.
En estos casos el trabajador recibe atención médica sin costo y el subsidio se paga desde el primer día, no desde el cuarto. El patrono debe reportar el accidente al INS de inmediato; si no lo hace, responde económicamente por las prestaciones.
Licencias por maternidad y paternidad
La licencia de maternidad es de cuatro meses: un mes antes del parto y tres meses después. Se paga el 100% del salario, dividido en partes iguales entre el patrono (50%) y la CCSS (50%). La licencia de paternidad es de ocho días, distribuidos en dos días por semana durante las primeras cuatro semanas de vida del bebé, y se paga bajo el mismo esquema mitad y mitad.
¿Cuánto pagan por incapacidad laboral en Costa Rica?
El monto depende del tipo de incapacidad y del día en que se encuentre. Esta es la tabla de referencia vigente en 2026:
| Tipo | Quién paga | Porcentaje del salario |
|---|---|---|
| Enfermedad general, días 1 al 3 | Patrono | 50% |
| Enfermedad general, día 4 en adelante | CCSS | 60% del salario promedio |
| Riesgo de trabajo, días 1 al 45 | INS | 60% del salario diario reportado |
| Riesgo de trabajo, día 46 en adelante | INS | 100% del salario mínimo legal más un porcentaje sobre el excedente |
| Maternidad (4 meses) | Patrono 50% y CCSS 50% | 100% |
| Paternidad (8 días) | Patrono 50% y CCSS 50% | 100% |
Ejemplo práctico de cálculo
Suponga que usted gana ₡600.000 mensuales y le extienden una incapacidad de 10 días por enfermedad general. Los primeros tres días el patrono le reconoce el 50% del salario diario (₡20.000 por día, es decir ₡10.000 diarios), y los siete días restantes la CCSS le paga el 60% del promedio salarial (unos ₡12.000 por día). El total ronda los ₡114.000 en lugar de los ₡200.000 que habría ganado trabajando.
La CCSS calcula el subsidio con el promedio de los salarios reportados en los últimos tres meses, no con el salario del mes en curso. Si su ingreso incluye comisiones o pluses variables, el promedio puede diferir de lo que usted esperaba. Le recomendamos revisar cómo se determina su base salarial en nuestra guía sobre cuál es el salario base en Costa Rica.
Importante: El subsidio de la CCSS se deposita en la cuenta bancaria que usted tenga registrada ante la Caja. Si nunca ha registrado una cuenta IBAN, el pago no se ejecuta y debe presentarse a su sucursal a actualizar los datos.
¿Cuánto tiempo puede durar una incapacidad laboral en Costa Rica?
No existe un plazo único: cada diagnóstico tiene su propio tope. En consulta externa, la mayoría de padecimientos comunes se resuelven con incapacidades de entre 2 y 15 días.
El límite máximo acumulado en el Seguro de Salud de la CCSS es de 365 días. Agotado ese plazo, se pueden otorgar períodos adicionales por hasta seis meses más, pero solo si el trabajador cotizó al menos nueve cuotas mensuales en los doce meses anteriores y la Comisión Local Evaluadora de Incapacidades aprueba la prórroga.
La finalidad de esa extensión es darle tiempo al paciente para recuperarse o para iniciar el trámite de pensión por invalidez en el Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte. Si usted está en ese escenario, conviene conocer los regímenes de pensiones en Costa Rica antes de que se agote el plazo.
En riesgos del trabajo el esquema es distinto: la incapacidad temporal del INS puede extenderse hasta dos años desde la fecha del accidente. Cumplido ese período, se suspende el subsidio y se realiza una valoración de daño corporal para determinar si corresponde una incapacidad permanente, parcial o total.
Cambios en el otorgamiento de incapacidades a partir de 2026
En abril de 2026 la Junta Directiva de la CCSS aprobó una reforma al artículo 30 del Reglamento para el Otorgamiento de Incapacidades y Licencias, con el fin de unificar los criterios médicos en todo el país.
El reglamento anterior contemplaba 16 padecimientos con topes de días definidos; la reforma amplía ese catálogo a cerca de 80 patologías frecuentes. El nuevo listado es de aplicación obligatoria en consulta externa y urgencias, y alcanza tanto a los médicos de la CCSS como a la medicina de empresa, la medicina mixta, los servicios privados y las aseguradoras.
Cuando un paciente requiera más días de los establecidos en el catálogo, el médico deberá justificar la excepción en el expediente clínico y contar con la autorización de su jefatura inmediata. El objetivo declarado por la institución es reducir la variabilidad entre profesionales y contener el gasto por subsidios.
Cómo tramitar una incapacidad laboral paso a paso
El procedimiento es sencillo cuando el patrono tiene las planillas al día. Estos son los pasos:
- Acuda al médico: preséntese al EBAIS, clínica u hospital de la CCSS que le corresponde por adscripción, o al centro médico del INS si se trató de un accidente laboral.
- Solicite la boleta: si el médico determina que usted no puede laborar, emite la boleta de incapacidad con diagnóstico, fecha de inicio y cantidad de días.
- Avise a su patrono el mismo día: el Código de Trabajo obliga al trabajador a comunicar su ausencia. Entregue la boleta lo antes posible, de forma física o digital según la política de la empresa.
- Verifique su cuenta bancaria registrada: confirme en la sucursal de la CCSS o en el sitio web institucional que su cuenta IBAN está activa para recibir el subsidio.
- Solicite prórroga si la requiere: si al vencer los días usted continúa sin poder trabajar, debe volver a consulta antes del vencimiento. Presentarse después genera vacíos que no se pagan.
- Reintégrese con el alta médica: conserve copia de todos los documentos, ya que son la prueba de que su ausencia fue justificada.
Derechos del trabajador incapacitado en Costa Rica
La incapacidad suspende el contrato de trabajo conforme al artículo 79 del Código de Trabajo. Eso significa que la relación laboral sigue viva aunque el trabajador no se presente ni el patrono pague salario completo.
- Protección frente al despido: durante los primeros tres meses de incapacidad el patrono no puede dar por terminado el contrato alegando la ausencia. Superado ese plazo, puede finalizar la relación, pero debe pagar preaviso y cesantía.
- Conservación del seguro: el trabajador incapacitado mantiene la cobertura del Seguro de Salud para él y sus beneficiarios familiares.
- Aguinaldo: los subsidios recibidos por incapacidad se toman en cuenta dentro del cálculo del aguinaldo del período correspondiente.
- Vacaciones: el tiempo de incapacidad no interrumpe la antigüedad para efectos de vacaciones y demás beneficios laborales en Costa Rica.
- Reincorporación al puesto: al recibir el alta, usted tiene derecho a regresar a su mismo puesto y con las mismas condiciones que tenía antes.
Si el patrono lo despide durante la incapacidad o se niega a pagar los primeros tres días, puede denunciarlo ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), que atiende consultas gratuitas. También conviene revisar cómo se liquida una relación laboral en nuestra guía de pago de liquidación en Costa Rica.
Consejo: Guarde siempre una copia fotografiada de cada boleta de incapacidad y del comprobante de entrega a su patrono. Es el respaldo más útil ante cualquier reclamo posterior.
Preguntas Frecuentes
¿Quién paga los primeros tres días de incapacidad en Costa Rica?
Los paga el patrono, que debe reconocer el 50% del salario correspondiente a esos tres días. A partir del cuarto día el subsidio lo asume la CCSS con un 60% del salario promedio reportado.
¿Cuánto paga la CCSS por una incapacidad laboral?
La CCSS paga un subsidio equivalente al 60% del promedio de los salarios reportados en los últimos tres meses. El monto se deposita en la cuenta bancaria que el trabajador tenga registrada ante la institución.
¿Me pueden despedir estando incapacitado en Costa Rica?
Durante los primeros tres meses de incapacidad el patrono no puede despedirlo alegando su ausencia, porque el contrato se encuentra suspendido. Después de ese plazo puede terminar la relación laboral, pero está obligado a pagar preaviso y cesantía.
¿Cuál es la diferencia entre incapacidad por enfermedad general y por riesgo de trabajo?
La enfermedad general no tiene relación con la actividad laboral y la cubre la CCSS desde el cuarto día. El riesgo de trabajo se origina en el empleo o en el trayecto hacia él, lo cubre el INS y se paga desde el primer día.
¿Cuántos días de incapacidad puede acumular un trabajador?
El tope general en el Seguro de Salud de la CCSS es de 365 días. Es posible obtener prórrogas por hasta seis meses adicionales si el trabajador tiene nueve cuotas en los doce meses previos y lo aprueba la Comisión Local Evaluadora de Incapacidades.
¿La incapacidad afecta el pago del aguinaldo?
No lo elimina, pero sí puede reducirlo. Los subsidios percibidos durante la incapacidad se incluyen en el cálculo del aguinaldo, y como son inferiores al salario completo, el promedio anual baja.